メール共有システムの企業導入事例

メール対応業務の効率化にエムアイ・メールを活用

はじめに、御社では『エムアイ・メール』をどのような業務で利用されているのかを教えてください。

弊社の営業部では販売店を中心とするお客様からの見積もり依頼や、そこから実際の契約に至るまでなどの一連のやり取りで複数のお問い合わせ専用メールアドレスを使用しているのですが、そのアドレスで交わされるメールを営業部のスタッフ間で共有するためにエムアイ・メールを利用しています。メールの他に、電話対応のコール履歴や、コールから発生したメールの履歴の管理・共有など行なっています。営業部にも複数の部署があるので、アクセス権限などの設定を適切に行いながら、部署間をまたがって共有できるツールを探していました。

現在は5つほどの部署でエムアイ・メールを導入していて、100人以上のユーザーが登録されています。メール流量は、土日も含めて単純に平均すると1日数千件ほどです。

業務要件に合わせたカスタマイズでスムーズな移行を実現

エムアイ・メールを導入された経緯を教えていただけますか？

日々の業務で扱うメールの流量が多いので、大量のメールが蓄積された場合でも安定して動作するメール共有システムを探していたところ、エムアイ・メールにたどり着きました。最初は他にも同様の製品の候補が複数あり、使い勝手や業務への適応性など様々な条件で比較しながら絞り込んでいって、最終的にエムアイ・メールに決定しました。

決め手となったのは、第一に使いやすさです。UIが洗練されているので、マニュアルを見なくても直感的に使い方を理解することができます。レイアウトが馴染みのあるMS Outlookに似ていることもあり、多くのスタッフにとって移行時のストレスが少なくて済みそうだという判断もありました。

機能面では、電話対応の業務でも利用できるということが必須要件だったのですが、エムアイ・メールはその点でも問題ありませんでした。また、メールの履歴を追い掛けるのが簡単という点を特に高く評価しています。弊社の業務では1つのメールを発端にしたやり取りが長く続くので、関連する過去のメールを素早く参照したいというケースが非常に多いのです。ですから、エムアイ・メールが持つ関連メールの一覧表示機能や、メールのタイトルにマウスを合わせただけで内容が確認できるプレビュー機能などは、無くてはならない機能になっています。

その他に、業務に合わせて様々なカスタマイズが行えるという点も重要なポイントでした。どんな優れた製品でも、実際の業務に完全にマッチするということはありません。特に弊社の場合は100人以上のスタッフが業務に携わっているので、できるだけ従来の体制を変えることなく移行することを目指していました。エムアイ・メールはカスタマイズの自由度が高く、未創システムさんには細かな要望にも親身に対応していただけたので助かっています。

数百万件規模のメール保存量でも安定して動作

実際に本番環境での運用を始めるまではどのようなやり取りがあったのでしょうか。

採用を決める段階で大きな懸念だったのは、パフォーマンスと安定性です。日々のメール流量を考えると、大量にメールが蓄積された場合にしっかりとパフォーマンスを確保できるのかという心配がありました。そこで、その点をご相談したところ、トライアルの段階で実際に数百万件のデータが入ったデモ環境を触らせていただくことができました。負荷テストもクリアして、実用上問題なさそうだという感触を得ることができました。

採用を決定してからは、弊社の業務に合わせたカスタマイズを行なっていただきました。例えば、弊社では1つの案件を「1ケース」という括りで扱うのですが、そのために関連する一連のメールに「ケース番号」を割り当て、ケース番号単位で参照ができるようにしていただくといった機能追加がありました。その他にも、主に使い勝手の部分では細部まで様々な要望を反映していただきました。

本採用が決まったのが9月下旬くらいで、実際に本番環境で稼働し始めたのが11月末からなので、2ヶ月ほどでシステムを構築していただいたことになります。非常に迅速に対応していただけたので助かりました。

洗練されたUIでメール対応のスピードアップと品質の向上を目指す

実際に運用を開始して、どのような感触を得ていますか？また、今後の展望などがあれば聞かせてください。

移行して約2ヶ月経ちましたが、特に大きな問題は発生していませんし、パフォーマンスにも安定性にも満足しています。それから、実業務で使ってみて改めてUIの使いやすさを実感しています。

今後のことですが、業務の効率を上げるために、UIの部分など、実際に使っているスタッフからのフィードバックを得ながら調整していきたいと思っています。未創システムさんはそういった相談にも親身になって対応していただけるので、これからも期待しています。

企業名

ソフトバンク コマース＆サービス株式会社

事業内容

IT関連製品の製造・流通・販売、IT関連サービスの提供

所在地

東京都港区東新橋1-9-2　住友汐留ビル

URL

http://cas.softbank.jp/