メール共有システムの企業導入事例

はじめに、ITC本部では『エムアイ・メール』をどのような業務で利用されているのかを教えてください。

ITC本部の業務の対象は大きく2種類に分かれていて、ひとつは事務職員向けのもので、もうひとつは教職員や学生が使う教育研究向けのものになります。その中でエムアイ・メールについては、事務職員が主に対外向けに使用しているメールを管理するために導入させていただきました。

本校に所属する事務職員は、外部の事業者との連絡や、大学に対するお問い合わせの受付などをはじめとして、様々な業務で多くのメールアドレスを使用しています。それらを適切に管理・運用するためのシステムとしてエムアイ・メールを利用しています。

エムアイ・メールの導入以前にはどのような運用を行なっていたのでしょうか。

もともとは自前で構築したシステムを使って運用していました。しかしこれは商用のパッケージやサービスに比べると管理画面などが充実しておらず、ユーザ自身ができることが限られているという問題を抱えていました。たとえば、ユーザがメールの設定を変更したい場合などは、その都度ITC本部のスタッフが依頼を受けて代わりに作業するという運用になっていました。ITC本部側にも便利な管理画面があるわけではなく、設定ファイルを直接書き換えたり、スクリプトを走らせたりといった作業が必要でした。昔と違って日常の業務におけるメールの重要性は大きくなっており、ITC本部の負担が増していることから、何とかしたいという思いがありました。それに加えて、旧システムは10年以上も前に作られたもので老朽化しているという問題もあり、新しいシステムに切り替えようということになったわけです。

システムの刷新にあたって、エムアイ・メールの採用に至った経緯を教えていただけますか。

新システムに対しては、既存のシステムと等価である必要はなく、もっと言えばオンプレミスではなくパブリッククラウドのサービスでも良いとも考えていました。そういう前提を取り払った上で、機能面の要望が満たせて、かつ予算内で導入できるものを検討したところ、エムアイ・メールに辿り着いたという次第です。結果としてはSaaSプランではなくパッケージプランでオンプレミスの形で導入することになりましたが、これは予算的な都合という面が大きいです。今回のシステムは、利用する職員が最大で2,000人ほどおり、対外向けに使っているメールアドレスも200個くらいあります。

それに加えてイベント向けに臨時でメールアドレスを用意することもあるため、柔軟に設定を変更できる必要があります。パブリッククラウドの場合、このような条件だと費用が高くなりやすいということが分かったのです。またクラウドサービスは従量制や月額課金制のものがほとんどなので、年度ごとに予算が決まっている大学の仕組みでは採用しづらいという事情もありました。

機能面においては、カスタマイズに応じていただけるという点が大きな決め手になりました。既存のサービスやパッケージで100%の要望を満たすのは難しいということは重々承知していますが、大学というところでは独自にカスタマイズしてでもできる限り要望を満たしたい、という文化があります。そのため、未創システム様にはあらかじめこちらの要望をお伝えして対応が可能かどうかを確認したところ、「大丈夫」との返事をいただき安心しました。

具体的にはどのようなカスタマイズを行いましたか。

まず、部署単位で管理者権限を設定できるようにしてもらいました。メールアドレスの総数は200個ほどですが、これをすべてITC本部が管理するわけではなく、実際には部署単位で管理する運用になっています。こういった事情から部署ごとに管理者を設けたい反面、各部署の管理者が他の部署のアドレスまで管理できてしまっては困ります。そこで、その辺りを細かく権限設定できるようにカスタマイズしていただきました。

また、やり取りされるメールの種類が多岐に渡るだけでなく、中には不用意に複数人で共有できない機密情報や個人情報なども含まれるため、情報の取り扱いにはかなり神経質です。そこで、たとえ管理者であってもメールの本文までは見られないように設定できる必要がありました。これもマストな要件としてカスタマイズに応じていただきました。

不必要な共有や拡散を防ぎたいという点では、届いたメールの内容はシステムにログインしないと見られないようにしたというのも、こちらから要望を出して対応していただいた部分です。旧システムはメールの振り分けをして個人のPCに転送するという仕組みだったので、メール本文がローカルに残ってしまうし、転送も簡単にできてしまっていました。新しいシステムでは本文の転送をやめる代わりに、メールが届いた際にインデックスだけを個人宛てに通知することで、セキュリティと利便性の両立を目指しました。

この機能は、ウィルスやマルウェアなどを含んだ悪意のあるメールの拡散を防止するという点でも効果を挙げています。ちょうど今年度に入ってからは標的型攻撃などで被害に遭う大学も出てきており、今後いっそう注意が必要な箇所でもあるので、新システム導入の効果が出ればと思っています。

最後に、今後の展望や、エムアイ・メールに期待することなどがあれば聞かせてください。

今回は事務職員向けの業務システムとして導入させていただきましたが、いずれは教職員を対象とした業務にも利用範囲を拡げていければと考えています。すべてのメールをITC本部で管理できるというのが理想ではありますが、まずは現在の運用に対する代替案として提案できる体制を整えながら、どこまで適用範囲を拡げられるのかを検証していきたいです。

機能面の要望ということでは、ヘルプデスクに届く問い合わせメールなどに対して、その種類や内容などを細かく分析して統計が取れるような仕組みがあればうれしいと思っています。現状では、手作業で所定のフォーマットにまとめたうえで、それを別のシステムに入力して統計を取っています。もしエムアイ・メールの中にそのような仕組みがあれば、作業フローを統一できるのでかなり業務効率が上げられると思います。

その他の課題としては、電話での問い合わせをどのように管理していくかという問題があります。電話の場合、メールと違って内容が残せないので、まずは簡単に記録してメールと同じシステム内で参照したり、分析に取り込んだりできればと考えています。音声情報なので簡単でないのは承知していますが、将来に向けてということで期待しています。

名称

慶應義塾

設立

1858年

所在地

東京都港区三田二丁目15番45号

URL

http://www.keio.ac.jp/